6 novembro, 2014

Dúvidas Frequentes – Corporativo

1 – Se possuo uma verba que não é possível para garantir as condições básicas de um evento qual seria a melhor opção?

2 – Como planejar um evento corporativo?

Faça um resumo de informações, identificando elementos essenciais para organização da ação. Isto se chama Briefing. Se posicionar de forma clara vai impedir prejuízos e ineficiência da ação. Pense em: Objetivos gerais e específicos; Tema central do evento; Tempo de antecipação para realização; Duração; Quantidade de convidados; Recursos físicos e humanos a envolver; Espaço onde irá decorrer; Custos associados; Comercialização e divulgação do evento. Após delimitar seu briefing, chegou a hora de planejar. Tente iniciar esta tarefa o mais cedo possível, estabelecendo prioridades e respeitando prazos burocráticos (licenças, alvarás, seguros, etc), se existirem. Entre as tarefas a serem desempenhadas durante o planejamento, estão:

  • Fazer cotações com fornecedores já conhecidos ou indicados;
  • Escolher com calma os parceiros e fornecedores, principalmente se o seu evento for exigir serviços de decoração, alimentação, brindes, etc;
  • Em caso de empresas de grande porte, verifique quais departamentos da organização serão envolvidos e antecipe solicitações com prazos definidos (documente o processo, nem que seja via e-mail);
  • Reservar e contratar com antecedência (local do evento, equipamentos necessários, entre outros). Até aí você já terá que ter feito um levantamento de todas as suas necessidades (converse com os interlocutores): microfones, projetores, computadores, wi-fi, tela, impressora, etc;
  • Definir o conteúdo programático do seu evento, interlocutores e participantes. Durante esta escolha, tenha sempre em mente o público que deseja atingir;
  • Verifique se não há incompatibilidade entre datas;
  • Prepare todo o material gráfico para o evento: convite, banners, folhetos, certificados, crachás, pastas, impressão das apresentações, entre outros;
  • Pense na divulgação: necessidade de criação de um hotsite, mobilização via redes sociais, comunicados internos, entre outros. Procure um especialista e leia também nosso artigo sobre divulgação;
  • Preocupe-se com os participantes que virão de outra cidade, e ajude-os com hospedagem e locomoção, nem que seja disponibilizando informações claras;
  • Defina o tipo de alimentação adequado para o local e a temperatura. Não se esqueça de providenciar água e café para os convidados durante todo o evento.

3 – Como posso garantir a qualidade no serviço prestado em um evento?

A contratação de fornecedores já conhecidos e indicados seria a melhor opção. Mas lembre-se que trabalhamos com mão de obra humana e sempre esta passível de erros.

4 – O que devo servir neste tipo de evento?

Coffee break e coquetéis finger food são as melhores opções dependendo do tipo de evento.

5 – Qual tipo de decoração deve optar para um evento corporativo?

A decoração é um item que faz a diferença. Deve estar de acordo com o perfil da festa, ser aconchegante, elegante e refletir a imagem da empresa que oferece o evento.

6 – Como escolher o melhor lugar para realizar um evento neste formato?

Deve-se analisar a localização, o entorno, as instalações e o conforto a ser proporcionado aos convidados. O dimensionamento do local é vital. Se o espaço for pequeno para o número de convidados, atrapalha o serviço, se for muito grande passará a imagem que o evento não teve sucesso.

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