26 novembro, 2015

Como planejar Eventos Corporativos de fim de ano!

Com a chegada de dezembro, muitas empresas costumam fazer eventos de confraternização, para comemorar mais um ano de trabalho e sucesso. Mas não dá pra pedir pra cada um trazer um pratinho de salgado, né? Vem conferir essas dicas de ouro para fazer a festa que seus funcionários merecem!

 

Fotos: Getty Image

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“Festa corporativa é uma ferramenta de relacionamento direto entre todas as pessoas que fazem a sua empresa acontecer… (Andrea Maia)

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Dezembro chegando, e com ele as celebrações dentro das empresas… E para não deixar estas festas de confraternização virarem completos “programas de índio”, é preciso um pouco mais do que combinar quem leva o prato salgado e quem leva o prato doce, rs… A verdade é que tanto para festas de confraternizações de fim de ano, quanto para inaugurações e celebrações internas em geral, festas corporativas precisam sim de planejamento para terem sucesso… Mas, afinal, quais são as diferenças? E como planejar um evento corporativo? 

– É primordial que antes de qualquer outra coisa, se faça um briefing com as informações do seu evento, identificando o que é essencial para a festa acontecer. Saber exatamente o que você quer fazer e o que vai precisar, pode até evitar possíveis desperdícios e prejuízos. Pense em objetivos gerais e específicos, como: tema central do evento, tempo de antecipação para realização, duração, quantidade de convidados, recursos físicos e humanos necessários, espaço onde irá decorrer, custos, comercialização e divulgação do evento.

– Inicie estas tarefas o mais cedo possível, ficando atento às prioridades e respeitando prazos burocráticos (licenças, alvarás, seguros, etc), de acordo com o tipo de evento.

Passo a passo do planejamento:

  1. Faça cotações com fornecedores já conhecidos ou indicados. Escolha com calma os parceiros e fornecedores, principalmente se o seu evento exigir serviços de decoração (especial para o fim de ano), alimentação, brindes, etc.
  2. Para empresas de grande porte, verifique quais departamentos da mesma serão envolvidos e antecipe solicitações com prazos definidos (por segurança, documente o processo, nem que seja via e-mail).
  3. Reserve e contrate com antecedência pormenores como local do evento, equipamentos necessários, entre outros.
  4. Faça um levantamento de todos os equipamentos que vai precisar, como: microfones, projetores, computadores, wi-fi, tela, etc.
  5. Defina a programação do seu evento. Defina palestrantes, interlocutores e participantes. Durante esta escolha, tenha sempre em mente o público que deseja atingir e os temas que deseja abordar.
  6. Verifique se não existe incompatibilidade entre datas, como por exemplo, algum outro evento ou ainda algum serviço grande que deve ser feito na mesma data ou nos dias próximos a ela.
  7. Prepare todo o material gráfico para o evento: convite, banners, folhetos, certificados, crachás, pastas, impressão das apresentações.
  8. Pense na divulgação:  se existe a necessidade da criação de um hotsite, mobilização via redes sociais, comunicados internos, e coisas do tipo. Para esse tipo de pormenor, você pode optar pela contratação de um especialista (temos também um artigo sobre divulgação que vale a pena conferir).
  9. Preocupe-se também com os participantes que virão de outra cidade, ajude-os com hospedagem e locomoção, nem que seja disponibilizando informações de forma clara e direta;
  10. Defina o tipo de alimentação adequado para o local e a temperatura. Não se esqueça de providenciar água e café (ou um coffe break completo) para os convidados durante todo o evento.

 

Caso a festa seja mais íntima, só com os funcionários da empresa como convidados, vale verificar com os mesmos se eles se animam para alguma dessas típicas brincadeiras de fim de ano, como amigo-secreto.

Pronto, agora é só escolher sua melhor gravata ou tailleur e arrasar…

Uma festa direcionada aos funcionários fortifica a ideologia, cultura, valores da empresa. Principalmente em momentos de crise (quando a maioria das empresas busca o corte de custos, que começa com as despesas com funcionários), celebrar com as pessoas que fazem a sua empresa acontecer no dia a dia, é um meio de assegurar seu valor como profissional e impulsionar seus feitos

Quando o evento é bem planejado, com seus pormenores executados por profissionais de competência e expertise, e tudo é feito com carinho e dedicação, o sucesso se torna o resultado certeiro


Leia mais:
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